Informacje dla syndyków, likwidatorów i przedsiębiorców

• Postanowienia sądowe
• Konsekwencje prawne nieprawidłowego zabezpieczenia dokumentacji
• Postępowanie z dokumentacją spółdzielni, jednostek państwowych, szkół publicznych
• Postanowienia sądowe o braku środków finansowych. Dotyczy firm faktycznie nie prowadzących działalności ale nie wykreślonych z KRS
• Decyzja Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

1. Postanowienia sądowe.

Jeśli pracodawca, syndyk lub likwidator nie jest w stanie zabezpieczyć funduszy na odpłatne przechowywanie dokumentacji, może ją przekazać do Archiwum Państwowego w Warszawie na podstawie art. 51p, ust. 3 i art. 51u, ust.3 wspomnianej Ustawy uzyskując postanowienie sądowe o braku środków na ten cel.

• Kto może wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wydanie postanowienia w przedmiocie braku środków na dalsze przechowywanie dokumentacji?

Może to uczynić jedynie prawny dysponent dokumentacji na którym ciąży ustawowy obowiązek jej prawidłowego zabezpieczenia – likwidator, syndyk, pracodawca podlegający wpisowi do KRS lub ewidencji działalności gospodarczej.

• Do jakiego momentu można złożyć taki wniosek w sądzie?

Wniosek do sądu powinien zostać złożony w trakcie trwania prawnej procedury jaką jest postawienie podmiotu w stan upadłości lub likwidacji czyli przed wykreśleniem podmiotu z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej.

• Kto i do jakiego momentu może wystąpić do archiwum z wnioskiem o przejęcie dokumentacji na podstawie postanowienia sądu rejestrowego?

Może to uczynić jedynie prawny dysponent dokumentacji – pracodawca postawiony w stan likwidacji lub upadłości, syndyk lub likwidator. Ważne jest aby podmiot znajdował się w stanie upadłości lub likwidacji (czyli w dalszym ciągu funkcjonował w obrocie prawnym) zarówno w chwili składania wniosku o przejęcie dokumentacji do Archiwum, jak też w momencie faktycznego złożenia dokumentacji w Archiwum. Postanowienie wydawane jest bowiem przez sąd w stosunku do konkretnego podmiotu i tylko w odniesieniu do niego może być zastosowane. W chwili wykreślenia z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej przestaje istnieć podmiot, którego postanowienie dotyczy, w związku z czym postanowienie staje się bezprzedmiotowe i nie może być przez Archiwum zrealizowane.

Gdy mamy do czynienia z taką właśnie sytuacją pozostaje jedynie przekazanie dokumentacji do Archiwum Państwowego na mocy Decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

2. Konsekwencje prawne nieprawidłowego zabezpieczenia dokumentacji.

Za niedopełnienie obowiązku prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji osobowo – płacowej ustawodawca przewidział sankcję wyrażoną w art. 281 Kodeksu Pracy: „Kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny do 1000-30.000 zł.”

Niszczenie, uszkodzenie lub ukrywanie dokumentacji pracowniczej może również spowodować odpowiedzialność karną za popełnienie przestępstwa określonego w art. 276 kodeksu karnego, który stanowi : „Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”

Wszelkie negatywne konsekwencje jakich doznał były pracownik na skutek niedopełnienia przez pracodawcę obowiązku właściwego zabezpieczenia dokumentacji mogą być dochodzone przez niego w drodze roszczenia odszkodowawczego.

Niezgodne z prawem przechowywanie dokumentacji pracowniczej może również spowodować odpowiedzialność cywilno – prawną. Działanie takie uniemożliwia osobom uprawnionym skuteczne poszukiwanie dokumentacji osobowej i płacowej. Takie zachowanie może narazić faktycznego przechowawcę na poniesienie odpowiedzialności cywilno-prawnej z tytułu wyrządzenia szkody pracownikowi, który poniósł ją wskutek niemożliwości odnalezienia dokumentacji, która przechowywana jest wbrew przepisom ustawy archiwalnej.

3. Postępowanie z dokumentacją spółdzielni, jednostek państwowych, szkół publicznych.

W związku z często pojawiającymi się pytaniami dotyczącymi dokumentacji spółdzielni, szkół publicznych i państwowych jednostek, podajemy podstawy prawne dotyczące tych kwestii:

• Spółdzielnie – podstawa prawna: art. 51ab ustawy archiwalnej stanowi, że dokumentacja wytworzoną przez zlikwidowane spółdzielnie i organizacje spółdzielcze jest przechowywana przez Związki rewizyjne zrzeszające spółdzielnie oraz Krajową Rade Spółdzielczą w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 129 ustawy z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (Dz.U. z 2003 r. Nr 188 poz. 1848 ze zmianami ) tj. na podstawie Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych z dnia 4 kwietnia 1995 r. (Dz.U. z 1995 r. Nr 47, poz. 248).

• Szkoły publiczne – podstawa prawna: art. 59 Ustawy o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 r. (Dz.U z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 ze zmianami).

• Państwowe jednostki organizacyjne (państwowe jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej oraz państwowe osoby prawne). – podstawa prawna : art. 5 ust.1 ustawy archiwalnej oraz § 11 wydanego na podstawie art. 5 ust 2 ustawy archiwalnej Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375.

4. Postanowienia sądowe o braku środków finansowych. Dotyczy firm faktycznie nie prowadzących działalności ale nie wykreślonych z KRS.

Często zdarza się że akta pracownicze zostały porzucone przez firmę, która obecnie nie prowadzi żadnej działalności, nie posiada żadnych władz ale proces likwidacji spółki nie został zakończony i firma cały czas formalnie istnieje – jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego.

W takim przypadku możliwe jest przejęcie dokumentacji pracowniczej przez Archiwum Państwowe w Warszawie po uprzednim uzyskaniu odpowiedniego orzeczenia sądu rejestrowego.

Uprawnionym do złożenia wniosku o wydanie postanowienia o braku środków finansowych na koszty przechowywania akt pracowniczych (art. 51 u ust. 3 ustawy archiwalnej) jest przede wszystkim likwidator lub syndyk rozwiązywanej spółki. Uprawnionym do złożenia takiego wniosku jest również kurator ustanowiony dla osoby prawnej powołany na podstawie art. 42 kodeksu cywilnego.

Kuratora osoby prawnej powołuje się, gdy osoba prawna nie może prowadzić swych spraw z braku powołanych do tego organów. Dodać należy, że uprawnionym do złożenia wniosku będzie każda osoba mająca interes prawny w wyznaczeniu kuratora ( np. były pracownik spółki, który nie może uzyskać wymaganego przez organy emerytalno-rentowe zaświadczenia, firma w których pomieszczeniach znajduje się porzucona dokumentacja spółki), a także prokurator, który zgodnie z art. 7 kodeksu postępowania cywilnego może żądać wszczęcia postępowania w każdej sprawie, jak również wziąć udział w każdym toczącym się już postępowaniu, jeżeli według jego oceny wymaga tego ochrona praworządności, praw obywateli lub interesu społecznego.

Wyznaczony przez sąd kurator będzie uprawniony do wystąpienia z wnioskiem do właściwego sądu rejestrowego o stwierdzenie niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Po uprawomocnieniu się postanowienia w przedmiocie braku środków, kurator przekazuje Archiwum Państwowemu Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku dokumentację pracowniczą niedziałającej spółki. Dokumentacja jest wówczas prawidłowo zabezpieczona oraz byli pracownicy firmy mogą ubiegać się o wydanie odpisów dokumentów osobowo-płacowych niezbędnych do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych.

5. Decyzja Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Decyzja taka nakazuje złożenie dokumentacji we wskazanym archiwum na odpłatne przechowanie, (Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych ul. Rakowiecka 2d, 02-517 Warszawa, Tel. (22) 56-54-600, ndap@archiwa.gov.pl) po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego. Tryb ten, na mocy art. 51
z Ustawy o narodowym zasobie i archiwach ma zastosowanie wtedy gdy podmiot, który wytworzył dokumentację, został wykreślony z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej; dokumentacja w miejscu jej obecnego składowania zagrożona jest zniszczeniem na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich lub gdy brak jest podstaw prawnych do przekazania innym podmiotom na dalsze przechowywanie. Decyzji nakazującej złożenie dokumentacji we wskazanym archiwum państwowym nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności. Decyzja wydawana jest przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Koszty związane z archiwizacją dokumentacji ustalane są w drodze decyzji administracyjnej, wydanej przez Dyrektora Archiwum Państwowego, które przejęło porzuconą dokumentację, a ponoszą je solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcję organu zarządzającego w dniu wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

Schematy porządkowania

    Schemat porządkowania dokumentacji niearchiwalnej