Co to jest archiwum?

„Archiwum” to termin pochodzący od greckiego słowa archeion, oznaczającego siedzibę władzy.
W średniowieczu nazywano tak skrzynię lub zabezpieczone miejsce, w którym przechowywano akta publiczne.
Obecnie jest to termin używany dość powszechnie, posiadający kilka znaczeń, jak np:

• Miejsce przechowywania pism, które straciły swą aktualność i niejako wyszły z obiegu (np. budynek lub lokal);

• Komórka organizacyjna w instytucji powołana do przejmowania, zabezpieczania, przechowywania i porządkowania materiałów archiwalnych tej instytucji;

• Instytucja (o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej i placówki naukowej) powołana do: kształtowania, gromadzenia, zabezpieczania, przechowywania, ewidencjonowania, opracowywania i udostępniania materiałów archiwalnych oraz posiadająca uprawnienia do: wydawania uwierzytelnionych odpisów, wypisów i kopii z materiałów archiwalnych; publikowania źródeł i pomocy archiwalnych; prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki;

• Zespół, grupa zespołów lub zbiór archiwalny powstały na skutek działalności urzędu, instytucji, organizacji, a zwłaszcza rodu, rodziny lub osoby fizycznej

Jakie zadania realizuje archiwum?

• Archiwum kształtuje narastający zasób archiwalny, czyli wpływa na twórców zespołów, przez prowadzenie instruktażu i nadzoru, ażeby materiały archiwalne o wartości historycznej były prawidłowo zabezpieczane.
• Archiwum gromadzi materiały archiwalne, czyli uzupełnia zasób archiwalny przez dopływy (przejęcia od twórcy zespołu), w drodze rewindykacji (ekstradycji), scalania, nabytków (dary, depozyty, kupno).

• Archiwum przechowuje i zabezpiecza materiały archiwalne w przeznaczonych do tego celu budynkach i pomieszczeniach magazynowych zapewniających ochronę przed ogniem, wodą, światłem, temperaturą, klęskami żywiołowymi, wojnami, człowiekiem, fauną i florą; zapewnia ich konserwację oraz wykonuje ich mikrofilmowanie.

• Archiwum ewidencjonuje materiały archiwalne, czyli sporządza spisy przejętych materiałów oraz karty zespołów (obejmujące takie elementy jak: nazwa zespołu, zakres chronologiczny, rozmiary zespołu) do kartoteki zasobu.

• Archiwum porządkuje materiały archiwalne, czyli na podstawie ustaleń metodyki archiwalnej nadaje materiałom archiwalnym w zespole (zbiorze) prawidłowy układ (proces porządkowania obejmuje: segregację, klasyfikację, brakowanie i systematyzację).

• Archiwum opracowuje materiały archiwalne, czyli wykonuje czynności wchodzące w zakres porządkowania zespołu (zbioru), a następnie sporządza do niego inwentarz ze wstępem, a niekiedy także inne pomoce archiwalnych, jak np. indeksy, sumariusze (zestawienie streszczeń dokumentów tworzących dany zespół)

• Archiwum udostępnia materiały archiwalne, czyli na podstawie obowiązujących przepisów organizuje dla zainteresowanych osób i instytucji różne formy korzystania z materiałów archiwalnych, jak np. kwerendy (genealogiczne, własnościowe, urzędowe, naukowe), korzystanie z akt w pracowni naukowej, usługi reprograficzne.

• Archiwum popularyzuje swój zasób, czyli publikuje wydawnictwa źródłowe, organizuje wystawy, lekcje, pokazy archiwalne i zajęcia edukacyjne.

Pojęcia, które warto poznać, abu nie zgubić się w świecie archiwów i archiwaliów

Państwowy zasób archiwalny — całość materiałów archiwalnych kwalifikujących się do trwałego przechowywania w archiwach znajdujących się we władaniu państwa lub pod jego ochroną prawną, niezależnie od miejsca przechowywania.

Zasób archiwum — całość materiałów archiwalnych danego archiwum.

Archiwalia — materiały archiwalne przechowywane albo kwalifikujące się do trwałego przechowywania w archiwum.

Materiały archiwalne — wszelkie dokumenty będące wytworem działalności twórców zespołów kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum.

Zespół archiwalny — materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w wyniku działalności instytucji (urzędu) lub osoby fizycznej, powiązane ze sobą organicznie, które zostały zarchiwalizowane (nie mają już związku z bieżącą działalnością instytucji, są przygotowywane do przekazania do archiwum).

Zbiór archiwalny — dokumenty zgromadzone przez instytucje (urzędy) lub osoby fizyczne pod określonym kątem widzenia, mające w całości lub w przeważającej części charakter materiałów archiwalnych.

Kolekcja archiwalna –> zbiór archiwalny.

Akta — dokumentacja twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności, utrwalona za pomocą pisma niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej.

Dokument — pismo uwierzytelnione, sporządzone z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny albo też służące do wykonywania uprawnień; zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przepisów myśli ludzkiej.

Jednostka archiwalna — odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta gramofonowa itp.). Zazwyczaj jednostka archiwalna stanowi jednostkę inwentarzową.

Jednostka inwentarzowa — materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego.

Pomoce archiwalne — różne postacie opracowań dotyczących głównie treści i formy materiałów archiwalnych, sporządzone wg ustalonych zasad, dla celów ewidencji, informacji i udostępniania (np. inwentarz archiwalny, katalog tematyczny, indeks, skorowidz, sumariusz i inne).

Archiwista — pracownik archiwum realizujący zadania z zakresu: kształtowania narastającego zasobu, ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych, prac badawczych w dziedzinie archiwistyki.
[np. fot. jakichś starych ksiąg z zasobu APW]

Jak przygotować się do rozpoczęcia poszukiwań archiwalnych?

Przed przystąpieniem do poszukiwań archiwalnych warto zapoznać się z publikacjami dotyczącymi interesującej nas problematyki.

Dobrze jest zacząć od zapoznania się z tłem historycznym badanej epoki, a następnie konkretnego regionu stanowiącego przedmiot badań, jego przynależnością państwową, administracyjną, kościelną. W tym zakresie pomocą służą biblioteki, które gromadzą m.in. prasę lokalną, publikacje regionalne, monografie dotyczące miejscowości, instytucji i osób z nimi związanych, stare książki telefoniczne i adresowe, słowniki biograficzne pozwalające odnaleźć informacje o konkretnych osobach. Ogromną zaletą większości publikacji jest zawarta w nich bibliografia oraz przypisy, odsyłające do innych wydawnictw, a często nawet do konkretnych materiałów archiwalnych.

W przypadku badań genealogicznych należy zacząć od siebie, tzn. zebrać i uporządkować dokumenty z własnego archiwum domowego (akty urodzenia, chrztu, bierzmowania, konfirmacji, małżeństwa, świadectwa szkolne, legitymacje, dyplomy, dokumenty związane ze służbą wojskową, studiami, zatrudnieniem, akta własności, wycinki z gazet, pamiętniki, kalendarze, modlitewniki, książki z dedykacjami). Zebrane w ten sposób dane można zweryfikować po rozmowach ze starszymi członkami rodziny. Mając dane typu data i miejsce urodzenia, chrztu, ślubu, zgonu lub pogrzebu można prowadzić poszukiwania w urzędach stanu cywilnego, parafiach, archiwach państwowych i kościelnych.

Planując prowadzenie poszukiwań w archiwach, trzeba pamiętać, że materiały archiwalne przechowywane są według zasady przynależności terytorialnej i zespołowej (np. akta z terenu części województwa mazowieckiego, łódzkiego i warmińsko-mazurskiego znajdują się w Archiwum Państwowym m.st. Warszawy, natomiast akta władz i urzędów centralnych państwa działających na terenie ziem polskich do 1918 r. w Archiwum Głównym Akt Dawnych, a po tym roku w Archiwum Akt Nowych). Dlatego wiedza o tym, kto, kiedy i gdzie wytworzył poszukiwane materiały ogromnie ułatwia kwerendy archiwalne. Pozwala bowiem właściwie określić, w którym archiwum powinny znajdować się potrzebne archiwalia, a tym samym gdzie należy prowadzić poszukiwania.

W tym celu warto zajrzeć na strony internetowe archiwów. Najlepiej zacząć od adresu: www.archiwa.gov.pl. Umieszczona na niej zakładka „Archiwa państwowe” (prawy górny róg) umożliwia przejście na stronę z wykazem wszystkich archiwów państwowych, z której można szybko wejść na stronę konkretnego archiwum. Wystarczy tylko kliknąć na jego nazwę i bez wychodzenia z domu uzyskać wiedzę na temat interesującego nas archiwum, ale również zasięgu terytorialnego wszystkich archiwów państwowych w Polsce. Przydatne będą zwłaszcza informacje zawierające dane teleadresowe, charakterystykę zasobu oraz zasady udostępniania materiałów archiwalnych (wszak dobrze jest wiedzieć, w jakie dni i godziny można skorzystać z pracowni naukowej w danym archiwum). Ta sama strona (www.archiwa.gov.pl.) pozwala też poznać bliżej zasób archiwów państwowych. Kliknięcie na zakładkę „Bazy danych” ( prawy dolny róg) umożliwia dostęp do czterech baz danych:

• Spis zespołów archiwalnych SEZAM — baza danych zawierająca informacje o narodowym zasobie archiwalnym przechowywanym w archiwach państwowych oraz we współpracujących instytucjach krajowych i polonijnych, m.in.: Archiwum Polskiej Akademii Nauk w Warszawie, Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie, Muzeum Narodowym w Warszawie, Instytucie Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku, Polskim Instytucie Naukowym w Nowym Jorku, Instytucie Józefa Piłsudskiego w Londynie, Stowarzyszeniu Weteranów Armii Polskiej w Ameryce i Centralnym Archiwum Polonii w Orchard Lake.

• Inwentarze zespołów archiwalnych IZA — baza danych zawierająca informacje z baz grupujących dane o materiałach archiwalnych, dokumentacji aktowej, technicznej i kartograficznej. W sumie prezentowanych jest prawie 2 400 000 opisanych jednostek archiwalnych, znajdujących się w inwentarzach ponad 24 900 zespołów, co stanowi ponad 28% wszystkich zespołów przechowywanych w archiwach państwowych.

• Księgi metrykalne i stanu cywilnego SEZAM — baza danych zawierająca informacje o księgach metrykalnych i stanu cywilnego przechowywanych we wszystkich archiwach państwowych (stan na początek 2009 r.), Książnicy Pomorskiej im. Stanisława Staszica w Szczecinie, Archiwum Archidiecezjalnym w Łodzi, Archiwum Archidiecezjalnym w Poznaniu, Archiwum Diecezjalnym w Płocku, Archiwum Diecezjalnym w Drohiczynie (tylko z dawnej diecezji pińskiej), Archiwum Archidiecezjalnym w Szczecinie, Archiwum Diecezjalnym we Włocławku, Archiwum Archidiecezjalnym we Wrocławiu oraz o księgach metrykalnych wyznania mojżeszowego i rzymskokatolickiego przechowywanych w Urzędzie Stanu Cywilnego m. st. Warszawy – Archiwum (tzw. archiwum zabużańskie – stan na 2006 r.). Baza nie zawiera spisu nazwisk występujących w dokumentach bądź informacji o konkretnych osobach.

• Ewidencja ludności w archiwaliach ELA — baza danych zawierająca informacje o sporządzanych na różne potrzeby i w różnych celach spisach ludności, we wszystkich ich fizycznych postaciach (ewidencje, wykazy, kartoteki itp.), znajdujących się w materiałach archiwalnych przechowywanych w archiwach państwowych (dane zawierają informacje zebrane w 2009 r.). Baza nie zawiera spisu nazwisk występujących w dokumentach bądź informacji o konkretnych osobach.

Rozpoczynając poszukiwania archiwalne należy pamiętać, że dokumenty wytworzone w minionych stuleciach na terenie dawnych i obecnych ziem polskich spisywano w różnych językach, m.in. łacińskim, niemieckim, rosyjskim, i większość z nich to rękopisy, co naturalnie utrudnia odczytanie zawartych w nich informacji.

Do czego służą pomoce archiwalne?

Pomoce archiwalne to różne postacie opracowań sporządzonych wg ustalonych zasad. Informują one o formie i treści materiałów archiwalnych przechowywanych w danym archiwum. Są opracowywane  na potrzeby ewidencji, informacji i udostępniania. Zaliczają się do nich: informatory o zasobie archiwum, przewodniki po zasobie archiwum, przewodniki po zespole (zbiorze) archiwalnym, inwentarze archiwalne, katalogi tematyczne, indeksy, skorowidze, sumariusze. Służą wszystkim, którzy pracują z materiałami archiwalnymi, zarówno pracownikom archiwum, jak i korzystającym z archiwaliów w pracowniach naukowych, gdyż pomagają dotrzeć do konkretnych dokumentów.

Informator o zasobie archiwum to opracowanie dostarczające podstawowych informacji o zasobie danego archiwum. Omawia sumarycznie zawartość i strukturę poszczególnych zespołów (zbiorów) archiwalnych tworzących jego zasób. Można w nim znaleźć takie dane o zespołach (zbiorach), jak: numer zespołu, jego nazwę, daty skrajne, liczbę j.a., liczbę m.b., stan opracowania, pomoce archiwalne. Obecnie wiele informatorów dostępnych jest w postaci publikacji książkowych bądź plików pdf. na stronach internetowych archiwów.

Przewodnik po zasobie archiwum to opracowanie informujące o poszczególnych zespołach (zbiorach) archiwalnych lub ich grupach, które tworzą zasób danego archiwum. Jest bardziej szczegółowy niż informator o zasobie archiwum. Zawiera z reguły: historię archiwum, ogólną systematykę jego zasobu, charakterystykę poszczególnych zespołów (zbiorów) archiwalnych, informację o dostępnych pomocach archiwalnych oraz bibliografię. Obecnie wiele przewodników dostępnych jest w postaci publikacji książkowych w bibliotekach.

Przewodnik po zespole (zbiorze) archiwalnym to opracowanie informujące o treści materiałów archiwalnych danego zespołu przy pomocy haseł sformułowanych na podstawie problematyki tych materiałów i usystematyzowanych według przyjętego schematu, odsyłające za ich pośrednictwem do odpowiednich pozycji inwentarza archiwalnego lub sygnatury jednostki archiwalnej (przy braku inwentarza). Zazwyczaj dostępny w postaci publikacji książkowych.

Inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego to pomoc archiwalna zawierająca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z ich układem w zespole (zbiorze). Służy zabezpieczeniu całości materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru) oraz ich udostępnianiu. Umożliwia dotarcie do konkretnego dokumentu w ramach danego zespołu. Inwentarze archiwalne dostępne są w pracowniach naukowych archiwów, niektóre zostały opublikowane lub udostępnione na stronach internetowych archiwów.

Sumariusz to zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części. Może być sporządzony w układzie chronologicznym, geograficznym lub rzeczowym.

Skorowidz archiwalny to pomoc archiwalna zawierająca wykaz haseł usystematyzowanych alfabetycznie, chronologicznie lub rzeczowo, służąca do szybkiego odszukania sygnalizowanej przez nie treści w opracowanych materiałach archiwalnych.

Indeks to pomoc archiwalna zawierająca zestawienie haseł osobowych, geograficznych lub rzeczowych w układzie alfabetycznym, zawartych w jednej bądź w wielu jednostkach archiwalnych ze wskazaniem sygnatury jednostki archiwalnej i strony, na której dane hasło występuje.

Katalog tematyczny to opracowanie zawierające informacje o treści materiałów archiwalnych jednego lub wielu zespołów (zbiorów) albo ich części, opracowane według z góry przyjętych założeń i uszeregowane według ustalonych kryteriów. Bywa sporządzany w celu ułatwienia badań nad określonym zagadnieniem.

Dobre rady dla studiujących archiwalia

Korzystając z materiałów archiwalnych należy pamiętać, że są one niejako naocznymi świadkami wydarzeń, o których nas informują. Mogą występować w postaci dokumentu, listu, plakatu, afisza, ulotki, fotografii, filmu czy nagrania dźwiękowego i pochodzić z okresu, którym się zajmujemy. Analizując je, warto postawić pytania/problemy, które ułatwią zarówno ich identyfikację, jak i zrozumienie, np.:

• Do jakiego typu źródeł można zaliczyć materiały archiwalne?

• Kto je wytworzył? Czy wiemy coś o ich wytwórcy/autorze?

• Kiedy zostały wytworzone?

• Dlaczego zostały wytworzone? W jakich okolicznościach?

• Jakie kluczowe słowa i w jakim znaczeniu pojawiają się w treści źródła?

• Jaki ma związek treść źródła z konkretną sytuacją historyczną?

• Czy można stwierdzić, kto w założeniu wytwórcy źródła miał być jego odbiorcą?

• Jak wiarygodne jest dane źródło i czy istnieją pod tym względem jakieś ograniczenia?

• Jaki jest stosunek danego źródła do innych źródeł z tego samego okresu? Czy podziela ono te same opinie, stanowiska, argumenty? Jak można wytłumaczyć różnice między nimi a innymi źródłami?