Archiwa państwowe przechowują dokumenty o trwałej wartości historycznej i badawczej (kat. A), w przeciwieństwie do akt, których wartość badawcza jest znikoma lub żadna, a użyteczność praktyczna przemijająca (kat. B). Akta zakwalifikowane do kategorii B, po upływie terminu ich przechowywania, są przekazywane na przemiał (brakowanie).

Do kat. A zaliczane są m.in. zbiory kartograficzne złożone z planów i map, akta władz naczelnych i urzędów centralnych, akta organizacji i instytucji społecznych, finansowych i spółdzielczych. Gromadzone są również akta metrykalne i stanu cywilnego różnych wyznań (Uwaga! Akt metrykalnych z ostatnich 100 lat należy szukać we właściwych terytorialnie urzędach stanu cywilnego), akta szkół i instytucji oświatowych, akta sądowe, notarialne i hipoteczne, a także prywatne zbiory i kolekcje.

Po zniszczeniu materiałów archiwalnych w 1944 roku podjęto działania mające na celu wskrzeszenie i odbudowę Archiwum Miejskiego. Rozpoczęto gromadzenie ocalałych z pożogi wojennej materiałów archiwalnych.

Nie było możliwe odtworzenie akt władz miejskich z XIX i XX wieku (najstarsze dokumenty dotyczące Warszawy do schyłku XIX wieku przechowywane są w Archiwum Głównym Akt Dawnych), ale drogą darów i nabytków uzupełniono te braki źródłami pośrednimi oraz drukowanymi.

Testament Hugona Kołłątaja

(1750-1812), działacza oświeceniowego, współpracownika prezydenta Warszawy J. Dekerta, współautora Konstytucji 3-go Maja 1791 roku, uczestnika powstania kościuszkowskiego w 1794 r. a następnie więzionego do 1802 r. przez władze austriackie. W 1808 r. powrócił do Warszawy, pochowany w katakumbach Cmentarza Powązkowskiego. Na ostatniej stronie dokumentu odciśnięte pieczęcie H. Kołłątaja i świadków sporządzenia testamentu

Wobec ogromu strat do bezcennych materiałów w tej sytuacji należą akta rosyjskich władz i urzędów terenowych (zwłaszcza Rząd Gubernialny Warszawski, Kancelaria Gubernatora Warszawskiego, akta Cesarskiego Uniwersytetu Warszawskiego, Instytutu Politechnicznego, oberpolicmajstra i „ochrany” warszawskiej).

Niezwykle wartościowe źródło do różnych dziedzin życia mieszkańców Warszawy stanowią księgi hipoteczne i notarialne będące podstawową pomocą przy ustalaniu stosunków własnościowych (znajdują się m.in. testamenty: Hugona Kołłątaja i księcia Józefa Poniatowskiego). Ponad 2.500 ksiąg z aktami stanu cywilnego przynosi informacje o dawnych mieszkańcach Warszawy i Mazowsza, stanowiąc główną bazę źródłową w badaniach genealogicznych. Bardzo cenny jest zbiór planów i map Warszawy od 1762 roku, ze szczególnie ważnymi planami Lindleya.

Z ruin przedwojennego ratusza wydobyto akta komisarycznego burmistrza Warszawy z okresu okupacji. Bezcenne, w skali światowej, są akta Biura Odbudowy Stolicy, dokumentujące odradzenie się ze zgliszcz skazanej na zagładę stolicy Rzeczypospolitej.

Oddziały zamiejscowe przechowują wiele cennych materiałów archiwalnych stanowiących ważne źródła do badań regionalnych.

Zasób Archiwum (z oddziałami zamiejscowymi) liczył na koniec 2023 roku:

8 174 zespołów archiwalnych ,

3 169 471 jednostek archiwalnych 

58 520.05 (57.15) MB (GB)

49 087,81 metrów bieżących akt.