Normatywy kancelaryjne i archiwalne

Normatywy kancelaryjne i archiwalne, czyli przepisy kancelaryjne i archiwalne to:

• instrukcja kancelaryjna,
• jednolity rzeczowy wykaz akt,
• instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego lub instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt.

Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej) niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt.

Zakres przedmiotowy instrukcji kancelaryjnej:

• Określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
• Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji
• Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek
• Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek
• Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych
• Formy załatwiania spraw
• Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji
• Zasady podpisywania pism
• Ustalenia dotyczące wysyłania pism
• Zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
• Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
• Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
• Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt reguluje postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje:

• tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych,
• sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum,
• zasady udostępniania akt,
• wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt.

Zakres przedmiotowy instrukcji archiwalnej:

• Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt
• Personel archiwum zakładowego/składnicy akt link do zakładki personel
• Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego/składnicy akt link do zakładki lokal
• Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt
• Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym/ składnicy akt
• Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
• Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym/ składnicy akt link do zakładki brakowanie
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego link do zakładki przejmowanie
• Kontrolę archiwum zakładowego/składnicy akt
• Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej.

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji. System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych.

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji dla poszczególnych jednostek organizacyjnych znajduje się także na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych: www.archiwa.gov.pl w dziale Zarządzanie dokumentacją.

Podmioty zobowiązane do uzgodnienia/zatwierdzenia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych

Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są do opracowania w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Warszawie na podstawie art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2018 r., poz. 217 z późn. zm.) – i stosowania: instrukcji kancelaryjnej,  jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej.

Obowiązek ten nie dotyczy organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa oraz urzędów marszałkowskich, organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy, w których normatywy kancelaryjne i archiwalne określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Powyższego Rozporządzenia nie stosują więc takie jednostki jak, np.: gminne ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie, powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego, szkoły, przedszkola, szpitale.

Podmioty prywatne mogą zwrócić się do Archiwum Państwowego w Warszawie z wnioskiem o zaopiniowanie projektu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.