Zasady udostępniania: regulacje

Zasób Archiwum udostępniany jest codziennie (poniedziałek-piątek) w Pracowni Naukowej (zobacz regulamin), w oparciu o Zarządzenie nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych. Z materiałów można korzystać we własnym imieniu lub charakterze upoważnionych pełnomocników osób lub instytucji. Użytkownicy mają do dyspozycji dostępne pomoce archiwalne, mogą również zamawiać reprodukcje. Osobiste korzystanie z zasobu możliwe jest po wypełnieniu Zgłoszenia Użytkownika i odesłaniu go do Archiwum, którego akta chcą Państwo przejrzeć.

Archiwum wykonuje kwerendy (poszukiwania akt) do celów prawno-administracyjnych, wydając uwierzytelnione odpisy, wypisy, wyciągi, reprodukcje i zaświadczenia z przechowywanych materiałów na umotywowane wystąpienie klienta lub jeśli wymagają tego przepisy prawa.
Archiwum przeprowadza także poszukiwania genealogiczne dotyczące pochodzenia, związków rodzinnych i dziejów rodzin oraz poszukiwania dokumentów własnościowych. Poszukiwania genealogiczne i własnościowe prowadzone są odpłatnie, zgodnie z obowiązującym cennikiem. Pisemne wnioski dotyczące przeprowadzenia określonych poszukiwań należy kierować do właściwych oddziałów APW. Z opłat zwolnione są jedynie podania o poszukiwanie akt do celów odszkodowawczych i emerytalno-rentowych.

W związku z pytaniami dotyczącymi terminów realizacji kwerend napływających do Archiwum informujemy, że w pierwszej kolejności realizowane są podania dotyczące spraw prawno-administracyjnych, skutkujące wydaniem dokumentów potrzebnych w obrocie prawnym. Zamówienia, które nie są związane z celami urzędowymi, realizuje się poza zakresem administracji publicznej, a w konsekwencji nie mają do nich zastosowania przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

Kwerendy do celów nieurzędowych (w tym m.in. genealogicznych) zaliczane są do sfery działalności usługowej archiwów i są wykonywane na zasadach umowy cywilnoprawnej między zamawiającym a wykonawcą. Usługi świadczone są przez Archiwum w miarę możliwości technicznych, organizacyjnych i kadrowych.  Czas ich realizacji uzależniony jest od ilości wpływających podań oraz innych, statutowych zadań Archiwum. W chwili obecnej czas oczekiwania może wynosić ponad 3 miesiące.

Archiwum Państwowe m.st. Warszawy zastrzega sobie możliwość niepodjęcia usług archiwalnych ze względu na zły stan fizyczny zbiorów, braku danych lub, gdy wynika z ustawowego zakazu naruszania prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli.

Biorąc pod uwagę bardzo duże zainteresowanie dokumentami do celów genealogicznych, Archiwum rozpoczęło działania mające na celu udostępnienie on-line akt stanu cywilnego. We współdziałaniu z Narodowym Archiwum Cyfrowym na stronie szukajwarchiwach.pl zostało opublikowane ponad 300 000 skanów z rzymskokatolickich parafii warszawskich: https://www.warszawa.ap.gov.pl/asc.html Ponadto w Oddziałach w Pułtusku i Grodzisku Mazowieckim we współpracy z wolontariuszami, środowiskiem genealogicznym prowadzone są projekty digitalizacji i indeksacji akt stanu cywilnego.

Archiwum zachęca do prowadzenia samodzielnych  poszukiwań, szczególnie genealogicznych, w naszych pracowniach naukowych. W przypadku, gdy zbyt duża odległość pomiędzy miejscem zamieszkania a Archiwum uniemożliwia przyjazd osoby zainteresowanej do pracowni naukowej, istnieje możliwość zamówienia mikrofilmów, które zostaną przesłane do najbliższego Archiwum Państwowego.