1. Nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła i zgromadziła.
2. Informacje o zmianach nazwy organu lub jednostki organizacyjnej wraz ze wskazaniem okresu działania pod daną nazwą.
3. Informacje o zmianach struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.
4. Podstawę prawną utworzenia organu lub jednostki organizacyjnej.
5. Podstawę prawną ustania działalności organu lub jednostki organizacyjnej.
6. Informacje o właściwości rzeczowej i miejscowej organu lub jednostki organizacyjnej.
7. Informacje o systemie kancelaryjnym stosowanym w jednostce organizacyjnej w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.
8. Informacje o systemie wykonywania czynności kancelaryjnych w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne, w tym wskazanie, czy był to system elektronicznego zarządzania dokumentacją.
9. Informacje o składzie chronologicznym, w którym były gromadzone materiały archiwalne, w tym również o jego rozmiarze.
10. Informacje o składzie informatycznych nośników danych, w którym były gromadzone materiały archiwalne, w tym również o jego rozmiarze.
11. Wyrażony datami rocznymi okres, z którego pochodzą materiały archiwalne.
12. Informacje o rodzaju materiałów archiwalnych, np. aktowa, techniczna, fotograficzna.
13. Informacje o rozmiarze materiałów archiwalnych wyrażonym we właściwym dla danego rodzaju materiałów archiwalnych sposobie, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych, metrach bieżących.
14. Informacje o stanie zachowania materiałów archiwalnych, w tym o podejmowanych dotychczas działaniach w zakresie profilaktyki konserwatorskiej lub konserwacji właściwej.
15. Informacje o stopniu zewidencjonowania lub uporządkowania materiałów archiwalnych.

Jeśli nie jest możliwe ustalenie powyższych danych, kierownik jednostki organizacyjnej powinien udzielić pisemnych wyjaśnień. W przypadku kolejnego przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Warszawie, można odstąpić od podawania powyższych danych, jeśli nie uległy one zmianie.

3. Porządkowanie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do Archiwum Państwowego w Warszawie polega na:

1. Rozpoznaniu aktotwórców, tj. ustaleniu przynależności zespołowej.
2. Sprawdzeniu sposobu utworzenia jednostek archiwalnych i w miarę potrzeby dokonaniu korekty. Należy przy tym zachować oryginalne teczki aktowe, poszyty, bądź inne opakowania, jeżeli posiadają naniesione opisy lub oznaczenia kancelaryjne.
3. Ułożeniu materiałów archiwalnych aktowych w obrębie jednostek archiwalnych w kolejności wynikającej ze spisu spraw, przy czym pierwsza sprawa powinna zostać umieszczona na górze teczki. Dokumenty w obrębie danej sprawy układa się chronologicznie, począwszy od najwcześniejszego pisma wszczynającego sprawę.
4. Opisaniu jednostek archiwalnych na ich opakowaniu przez podanie:
   • pełnej nazwy organu lub jednostki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła,
   • pełnej nazwy komórki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła,
   • oznaczenia kancelaryjnego, tj. znaku akt albo znaku sprawy, jeżeli było stosowane,
   • oznaczenia kategorii archiwalnej,
   • tytułu jednostki archiwalnej złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, o ile był stosowany, uszczegółowionego o rodzaj akt tworzących jednostkę archiwalną. W przypadku jednostki zawierającej dokumentację techniczną, tytuł powinien zawierać dane o lokalizacji, nazwie i tytule obiektu, branży, stadium oraz nazwisku projektanta lub biura projektowego,
   • rocznych dat skrajnych materiałów archiwalnych tworzących jednostkę archiwalną,
   • sygnatury jednostki archiwalnej, wynikającej z ewidencji archiwum państwowego, przy czym do czasu przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej przez pracowników Archiwum Państwowego w Warszawie sygnatury należy nanosić ołówkiem;
5. Usystematyzowaniu jednostek archiwalnych zgodnie z oryginalnym układem kancelaryjnym. Jeżeli nie jest możliwe odtworzenie oryginalnego układu, dokumentację należy uporządkować w oparciu o aktualny jednolity rzeczowy wykaz akt. W przypadku braku jednolitego rzeczowego wykazu akt, jednostkom należy nadać układ rzeczowo-chronologiczny.

4. Ewidencjonowanie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do Archiwum Państwowego w Warszawie polega na:

1. Ustaleniu, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, czy przedmiotem jednej pozycji spisu będzie jedna jednostka archiwalna.
2. Sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego odrębnie dla każdego rodzaju materiałów archiwalnych, zawierającego:
   • nazwę organu lub jednostki organizacyjnej posiadającej materiały archiwalne podlegające przekazaniu do archiwum państwowego,
   • nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, która wytworzyła materiały archiwalne,
   • określenie rodzaju materiałów archiwalnych: dokumentacja aktowa, dokumentacja elektroniczna, dokumentacja techniczna, dokumentacja kartograficzna, dokumentacja fotograficzna, filmy, nagrania dźwiękowe, materiały ulotne, dokumenty pergaminowe i papierowe, pieczęcie,
   • roczne daty skrajne przekazywanych akt,
   • dla każdej pozycji spisu podaje się:
     • liczbę porządkową, odpowiadającą kolejnej numeracji jednostek archiwalnych w obrębie zespołu (zbioru) archiwalnego. W przypadku sporządzenia odrębnych spisów dla poszczególnych rodzajów dokumentacji, należy zachować wspólny tzn. jednolity ciąg sygnatur dla jednostek zewidencjonowanych na tych spisach,
     • oznaczenie kancelaryjne, tj. znak akt lub znak sprawy, jeżeli było stosowane,
     • sygnaturę archiwalną, jeżeli była stosowana,
     • tytuł jednostki archiwalnej przeniesiony w dosłownym brzmieniu z teczki lub innego oryginalnego opakowania ochronnego,
     • roczne daty skrajne materiałów archiwalnych tworzących jednostkę archiwalną,
     • informację o ilości zapisanych stron,
   • informację o liczbie jednostek archiwalnych na spisie.

5. Techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do Archiwum Państwowego polega na:

1. Poddaniu materiałów archiwalnych zabiegom konserwatorskim w przypadku uszkodzenia mechanicznego, biologicznego lub chemicznego.
2. Usunięciu elementów metalowych i plastikowych (np.: spinaczy, zszywek, klipsów archiwizacyjnych, koszulek, okładek), o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
3. Umieszczeniu materiałów archiwalnych, w formie w jakiej zostały wytworzone, w opakowaniu dostosowanym do ich rozmiaru. Opakowanie powinno być wykonane z materiału litego bezkwasowego o wskaźniku pH od 7,5 do 10, rezerwie alkalicznej > 0,4 mol/kg, liczbie Kappa < 5 i gramaturze od 160 do 800 g/m².
4. Ponumerowaniu zapisanych stron materiałów archiwalnych aktowych przez naniesienie miękkim ołówkiem kolejnego numeru w górnym, prawym rogu strony (w uzasadnionych przypadkach zamiast numeracji stron stosuje się numerację kart); ostateczną liczbę stron/kart podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki opakowania w formie zapisu: Niniejsze … [rodzaj opakowania] zawiera:…, słownie:… stron/kart kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta].
5. Umieszczeniu jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych (np.: pudło, teka); opakowania zbiorcze opisuje się przez umieszczenie na grzbiecie (jednym dłuższym i jednym krótszym) nazwy zespołu (zbioru) archiwalnego i sygnatur jednostek archiwalnych umieszczonych wewnątrz. Opakowania zbiorcze powinny być wykonane z materiału litego bezkwasowego o wskaźniku pH od 7,5 do 10, rezerwie alkalicznej > 0,4 mol/kg i gramaturze od 1100 g/m².

6. W przypadku wątpliwości dotyczących prawidłowego sposobu porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych, należy skontaktować się z pracownikami Oddziału IV Nadzoru Archiwalnego Archiwum Państwowego w Warszawie.

7. Kierownik jednostki organizacyjnej zawiadamia pisemnie Dyrektora Archiwum Państwowego w Warszawie o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych, przesyłając jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego tej dokumentacji, wraz z jego edytowalną wersją elektroniczną.

Po zaopiniowaniu spisu zdawczo-odbiorczego przez pracowników Archiwum Państwowego w Warszawie, przeprowadzana jest ekspertyza archiwalna mająca na celu sprawdzenie prawidłowości uporządkowania, zewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych. Kierownik jednostki organizacyjnej otrzymuje notatkę z ekspertyzy wraz z ewentualnymi zaleceniami. Jeśli sposób przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania nie budzi zastrzeżeń, wówczas Dyrektor Archiwum Państwowego w Warszawie wyraża zgodę na ich przekazanie, wskazując jednocześnie miejsce i termin przekazania dokumentacji.

Przejęcie materiałów archiwalnych potwierdzane jest protokołem zdawczo-odbiorczym, którego jeden egzemplarz wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym przekazywany jest przedstawicielowi jednostki organizacyjnej.

W przypadku wniosków sporządzonych z naruszeniem powyższych zasad, kierownicy jednostek organizacyjnych zgłaszający przekazanie materiałów archiwalnych będę proszeni o ich uzupełnienie.